Cara Menentukan Skala Prioritas


Oleh Ade Asep Syarifuddin

HARI itu, Jumat si Badu (bukan nama sebenarnya) terlihat sangat sibuk. Mengerjakan tugas dan laporan rutin mingguan dan mengerjakan tugas kemarin yang belum kelar dikerjakan. Anehnya, ketika dikejar waktu deadline sesibuk itu, di masih sempat update status di BBM, ganti DP, menjawab sapaan-sapaan, update status di facebook, menjawab sms, menjawab telepon yang sekadar say hallo tanpa urgensi apapun. Hal itu kerap kali dilakukan, tidak terjadi hanya sekali atau dua kali saja. Pimpinannya selalu menegur bahkan sudah bosan menegur. Sampai-sampai kehabisan akal bagaimana cara mengubah perilakunya.

Apakah Anda pernah melihat orang seperti itu? Siapapun bisa terjebak dalam kondisi seperti itu kalau tidak pandai-pandai mengatur waktu dan skala prioritas. Waktu itu tidak bisa diperpanjang ataupun diperpendek, waktu itu sumber daya yang harus kita manfaatkan. Kalau kita terampil memanfaatkan, akan banyak hal yang kita dapatkan. Sebaliknya kalau tidak pandai mengatur waktu, maka kita juga akan kena dampaknya dari lalai mengatur waktu tersebut.

Dilihat dari jenisnya, pekerjaan itu dibagi ke dalam 4 kategori. Pertama, penting dan mendesak. Kedua, penting tapi tidak mendesak. Ketiga, tidak penting tapi mendesak, keempat tidak penting dan tidak mendesak. Contoh yang pertama, penting dan mendesak, ketika di jala raya terlihat ambulans yang menyalakan lampu dan membunyikkan sirinenya, si sopir sedang melakukan pekerjaan yang penting dan mendesak. Penting karena di dalam mobil tersebut bisa jadi ada orang yang kecelakaan yang harus segera tiba di rumah sakit, atau ada orang yang meninggal yang harus segera tiba di rumah keluarganya. Bagiamana sikap pengendara yang lain? Sopir pengendara mobil yang lain harus memberikan jalan kepada ambulans tersebut. Bisa dengan cara berhenti atau mengendari dengan pelan-pelan.

 Anehnya saya pernah melihat ada mobil di belakang ambulans yang menyalakan lampu hazard dengan kecepatan sama dengan kecepatan mobil ambulans. Kita pikir mobil di belakang tersebut adalah keluarga yang mengantar ambulans tersebut. Setelah tiba di lampu merah, mobil di belakang ambulans tersebut berbelok ke arah yang berbeda dengan arah mobil ambulans. Ini hanyalah orang yang memanfaatkan situasi supaya cepat sampai dengan berpura-pura pengantar ambulans.

Kuadran kedua adalah, penting tapi tidak mendesak. Inilah kuadran yang paling baik. Mengerjakan hal-hal yang penting tapi tidak terburu-buru, apakah itu rapat rutin, rapat mingguan, bulanan dll. Perencanaan yang akan dilakukan 3-4 bulan yang akan datang namun jauh-jauh hari sudah dibahas. Konsep ini menggunakan prinsip, apapun yang akan dikerjakan harus jauh-jauh hari direncanakan, sehingga pada saatnya nanti, sudah clear dan tidak ada lagi yang dipersoalkan. Siapa yang mengerjakan sudah oke, kapan mengerjakan sudah jelas, bagaimana mengerjakannya sudah dibahas. Tinggal menunggu waktu saja. Semua manajemen kalau ingin mendapatkan hasil yang maksimal, harus didorong ke kuadran yang kedua ini.

Kuadran ketiga adalah tidak penting tapi mendesak. Pekerjaan jenis apakah yang masuk dalam kategori ini? Menjawab telepon. atau menelepon seseorang tapi sekadar say hello. Lucunya, model menelepon dengan gaya kedua ini bisa jauh lebih lama ketimbang orang yang menelepon untuk kepentingan tertentu. Isi pembicaraannya kadang basa-basi tidak penting, hanya cerita-cerita curhat. Karena menelepon terlalu lama, pekerjaan lain yang penting malah belum selesai. Benar-benar wasting time. Terlihat sangat sibuk, ke sana kemari, tapi ternyata yang dikerjakannya hanyalah sampah-sampah pekerjaan. Bukan sesuatu yang penting untuk kemajuan perusahaan atau kemajuan pribadinya. Jangan terjebak oleh orang tipe ini, terlihat sibuk tapi tidak menghasilkan apa-apa.

Sementara kuadran keempat adalah tidak penting dan tidak mendesak. Ini adalah pekerjaan di luar pekerjaan wajib, tidak ada deadline, tapi boleh direncanakan jauh-jauh hari. Tapi kalau pun tidak terealisasi tidak ada dampak buruk apapun. Pekerjaan seperti apa? Contohnya, liburan memancing di laut, jalan-jalan ke tempat yang menyenangkan, dll. Intinya, di pekerjaan di kuadran keempat ini adalah pekerjaan yang fleksibel, tidak terlalu terburu-buru dan bila tidak dikerjakan pun tidak apa-apa.

Coba kita evaluasi, saya dan Anda masuk dalam kuadran yang mana? Kalau kita terlalu sering berada di kuadran pertama, mengerjakan sesuatu penting dan mendesak maka kita selalu berada dalam under pressure, rentan stress. Kita tahu, orang yang selalu berada dalam  kondisi under pressure hasilnya tidak akan maksimal, cenderung tidak teliti dan asal selesai mengerjakan saja. Sebaiknya kuadran pertama ini dihindari kalau masih dalam jangkauan kita sendiri. Artinya, kalau kita yang menentukan harus bagaimana pekerjaan tersebut dikerjakan hindari kuadran pertama. Kecuali kalau kejadian itu di luar jangkauan kita. Seperti terjadi hal-hal yang tidak diinginkan yang harus segera diatasi, ya apa boleh buat, kita harus menyelesaikan tugas tersebut, walaupun jangan terlalu sering. Yang terbaik adalah kuadran kedua. Pilihlah kuadran ini, maka pekerjaan akan selesai, hati senang dan bahagia dan team pun akan terasa nyaman. Selamat mencoba. (*)

*) Penulis GM Harian Radar Pekalongan
Share on Google Plus

About Unknown

This is a short description in the author block about the author. You edit it by entering text in the "Biographical Info" field in the user admin panel.

0 komentar :

Post a Comment